Tất tần tật quy trình và cách thức đóng hàng vào container

Xây dựng quy trình đóng hàng vào container đóng vai trò vô cùng quan trọng, bởi nếu hàng hóa được vận chuyển không có kế hoạch, cẩu thả thì sẽ đem lại nhiều rủi ro như hư hỏng, thất thoát. Nếu bạn chưa nắm rõ điều này, hãy tham khảo bài viết sau của Hưng Phát Container để biết thêm chi tiết !

Các yêu cầu khi đóng hàng vào container

Để hàng hóa được vận chuyển theo đường vận tải biển được an toàn, giảm thiểu rủi ro thì người ta thường tuân thủ theo các yêu cầu và quy trình đóng hàng đã được quy định.

Có một số yêu cầu cơ bản cần được tuân thủ khi đóng hàng vào container, bao gồm:

• Kiểm tra hàng hóa trước khi đóng: Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng về tên hàng, số lượng, chất lượng, kích thước, trọng lượng, tính chất,... để đảm bảo phù hợp với điều kiện vận chuyển đường biển.
• Kiểm tra container trước khi đóng: Container cần được kiểm tra kỹ lưỡng về độ sạch sẽ, hư hỏng,... để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
• Sắp xếp hàng hóa đúng cách: Hàng hóa cần được sắp xếp đúng cách để đảm bảo an toàn và ổn định trong quá trình vận chuyển. 
• Gia cố hàng hóa: Quá trình này nhằm mục đích đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển, tránh cho hàng hóa bị rơi, lật, xô lệch hoặc hư hỏng.

Quy trình đóng hàng vào container

Sau khi đã đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật đóng hàng vào container hãy đến với quy trình đóng hàng vào container. Hãy tìm hiểu kỹ về các bước cụ thể sau đây. 

Bước 1: Xin booking và duyệt lệnh cấp container rỗng

Để có thể đóng hàng vào container, doanh nghiệp cần xin booking và duyệt lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu, bên cạnh đó cũng cần chuẩn bị một số thông tin sau để có thể xin booking thành công:

• Tên hàng hóa.
• Số lượng hàng hóa.
• Kích thước và loại container.
• Cảng xếp hàng (Port of Loading).
• Cảng dỡ hàng (Port of Discharge).
• Ngày dự kiến xếp hàng.

Hãng tàu sẽ căn cứ vào các thông tin này để xác nhận khả năng vận chuyển lô hàng. Nếu hãng tàu đồng ý vận chuyển, họ sẽ cấp một booking number.
Sau khi có booking number, người phụ trách xuất khẩu của doanh nghiệp cần liên hệ với hãng tàu để duyệt lệnh cấp container rỗng. Một số hãng tàu chấp nhận duyệt lệnh cấp container rỗng qua email, một số hãng lại yêu cầu duyệt tại văn phòng hoặc một số hãng không cần duyệt trước mà chỉ cần đem booking xuống cảng là có thể lấy container ngay.

Khi duyệt lệnh cấp container rỗng, hãng tàu sẽ kiểm tra các thông tin sau:

• Booking number.
• Tên người xuất khẩu.
• Tên người nhận hàng.
• Địa chỉ xếp hàng.

Nếu các thông tin này hợp lệ, hãng tàu sẽ cấp cho người xuất khẩu một lệnh cấp container rỗng.

Lưu ý:

• Người xuất khẩu nên xin booking và duyệt lệnh cấp container rỗng sớm để đảm bảo có đủ container rỗng để đóng hàng.
• Lệnh cấp container rỗng có thời hạn sử dụng nhất định, người xuất khẩu cần lưu ý thời hạn này để tránh bị mất phí.

Bước 2: Đóng tiền trải bãi

Sau khi có lệnh cấp container rỗng, bước tiếp theo là đóng tiền trải bãi. Tiền trải bãi là khoản phí mà doanh nghiệp phải trả cho cảng để sử dụng bãi container rỗng. Mức phí này được tính theo ngày, theo kích thước container và theo phương pháp đóng hàng.
Sau khi đóng tiền trải bãi, doanh nghiệp sẽ được cấp hóa đơn thu tiền. Hóa đơn này là giấy tờ cần thiết để làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa.
Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần đóng tiền trải bãi trước khi nhận container rỗng.
• Mức phí trải bãi có thể thay đổi theo từng thời điểm. Doanh nghiệp nên liên hệ với cảng để cập nhật thông tin mới nhất.
• Nếu doanh nghiệp đóng tiền trải bãi quá thời hạn quy định, cảng sẽ thu thêm phí chậm trễ.

Bước 3: Đăng ký ngày giờ lấy container rỗng

Đây là bước quan trọng trong quy trình đóng hàng vào container. Bước này nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có thể lấy được container rỗng đúng thời gian và địa điểm mong muốn.
Thời gian đăng ký lấy container rỗng thường là 1 ngày trước ngày đóng hàng. Tuy nhiên, tùy theo quy định của từng cảng biển, thời gian đăng ký có thể sớm hoặc muộn hơn.

Có hai cách để đăng ký lấy container rỗng đó là gọi điện cho hãng tàu hoặc đăng ký qua hệ thống e-booking. Mỗi cách đều đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, thông tin, bao gồm:

• Tên chủ hàng.
• Số điện thoại liên hệ.
• Loại container cần lấy (dry, reefer, flat rack,...).
• Kích thước container (20', 40', 40HC,...).
• Số lượng container.
• Địa điểm lấy container.

Bước 4: Nhận và kiểm tra container

Bước đầu tiên trong quá trình kiểm tra container là kiểm tra hồ sơ kỹ thuật của container. Hồ sơ kỹ thuật bao gồm các thông tin về loại container, kích thước, tải trọng, số hiệu container,... Việc kiểm tra này nhằm đảm bảo rằng container đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa được vận chuyển.
Sau đó, người phụ trách nhận container sẽ tiến hành kiểm tra bên trong, bên ngoài xem có vấn đề hay hư hỏng nào hay không.

Bước 5: Liên hệ và tiến hành đóng hàng vào container

Sau khi đã nhận được container rỗng, doanh nghiệp cần liên hệ với đơn vị đóng hàng để tiến hành đóng hàng vào container. Để đảm bảo quá trình đóng hàng diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, bao gồm:

• Hợp đồng vận chuyển
• Booking note
• Packing list
• Giấy tờ chứng nhận chất lượng hàng hóa

Khi đến cảng, doanh nghiệp cần xuất trình các giấy tờ cần thiết cho nhân viên cảng để kiểm tra. Sau khi được xác nhận, doanh nghiệp có thể bắt đầu quá trình đóng hàng.

Bước 6: Nhập máy packing list hạ và VMG báo điều độ cảng

Sau khi đóng hàng xong, trong vòng 24 giờ, doanh nghiệp cần mang packing list và VMG báo điều độ cảng nhập máy để báo cáo. Để nhập máy, cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Packing list hạ
• VMG
• Giấy báo giao hàng (delivery order)

Cách nhập máy như sau:

• Nộp các giấy tờ cần thiết cho nhân viên điều độ cảng.
• Nhân viên điều độ cảng sẽ kiểm tra các giấy tờ và nhập máy packing list hạ và VMG.
• Nhân viên điều độ cảng sẽ cấp phiếu hạ container cho  doanh nghiệp.

Lưu ý:

• Packing list hạ và VMG cần được lập chính xác, đầy đủ thông tin.
• Phải kiểm tra lại packing list hạ và VMG trước khi nhập máy để đảm bảo chính xác.
• Nếu packing list hạ và VMG có sai sót, cần báo ngay cho nhân viên điều độ cảng để được xử lý.

Bước 7: Thanh lý vào sổ tàu

Bước thanh lý vào sổ tàu là bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Bước này được thực hiện trong vòng 24 giờ sau khi hàng hóa đã được kiểm hóa xong và được thông quan. Trách nhiệm thanh lý vào sổ tàu thuộc về đại lý hải quan hoặc doanh nghiệp xuất khẩu. Đại lý hải quan hoặc chủ hàng xuất khẩu có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục này.

Thủ tục thanh lý vào sổ tàu được thực hiện như sau:

• Đại lý hải quan hoặc chủ hàng xuất khẩu nộp hồ sơ thanh lý vào sổ tàu tại bộ phận thanh lý của cảng. Hồ sơ thanh lý bao gồm:
  • Tờ khai hải quan đã được thông quan.
  • Bảng kê khai container (nếu xuất khẩu bằng container).
  • Giấy tờ liên quan khác (nếu có).
• Cán bộ thanh lý của cảng kiểm tra hồ sơ thanh lý. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ thanh lý sẽ xác nhận thanh lý vào sổ tàu.
• Cảng phát hành biên bản thanh lý vào sổ tàu cho đại lý hải quan hoặc doanh nghiệp xuất khẩu.

Nguyên tắc đóng hàng vào container

Việc tuân thủ các nguyên tắc đóng hàng vào container sẽ rất hữu ích cho doanh nghiệp trong việc bảo vệ hàng hóa không bị hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển. Sau đây là một số quy tắc bất di bất dịch mà doanh nghiệp phải tuân thủ:

• Kiểm tra kỹ container rỗng trước khi đóng hàng.
• Xếp hàng theo đúng trọng lượng và kích thước.
• Chèn lót và chằng buộc hàng hóa cẩn thận.
• Tạo lối đi thuận tiện để nhân viên bốc xếp hàng hóa ra vào container.
• Không xếp hàng quá cao.
• Không xếp hàng quá nặng.
• Không xếp hàng hóa dễ cháy, nổ hoặc xếp riêng biệt và có biện pháp phòng ngừa.
• Không xếp hàng hóa có tính ăn mòn hoặc xếp riêng biệt và có biện pháp bảo vệ hàng hóa khác.

Cách đóng hàng vào container

Bên cạnh quy trình thì doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến cách đóng hàng vào container để giảm thiểu hư hỏng, mất mát hàng hóa nhất có thể.

Phân loại theo đặc điểm hàng hóa chuyên chở 

Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm riêng, đòi hỏi các phương thức vận tải và phương tiện vận tải phù hợp. Việc phân loại hàng hóa giúp cho các doanh nghiệp vận tải có thể lựa chọn cách thức đóng hàng vào container và phương thức cũng như phương tiện vận tải phù hợp, đáp ứng yêu cầu vận chuyển của từng loại hàng hóa.
Theo đặc điểm hàng hóa chuyên chở, hàng hóa được phân thành các loại sau:

• Hàng hóa thông thường: Đây là loại hàng hóa phổ biến nhất, không thuộc các nhóm hàng hóa đặc biệt khác. Hàng hóa thông thường có thể được vận chuyển bằng nhiều phương thức vận tải khác nhau, bao gồm đường bộ, đường sắt, đường thủy, đường hàng không.
• Hàng hóa nguy hiểm: Hàng hóa nguy hiểm được chia thành 9 nhóm theo tính chất nguy hiểm, bao gồm: chất nổ, chất khí, chất lỏng dễ cháy, chất rắn dễ cháy, các chất oxy hóa, các chất độc hại, chất phóng xạ, chất ăn mòn và các chất khác.
• Hàng hóa dễ hỏng: Đây là loại hàng hóa có khả năng bị hư hỏng, biến chất nhanh chóng nếu không được bảo quản đúng cách. Hàng hóa dễ hỏng thường là các loại thực phẩm, nông sản, thủy sản, dược phẩm, thiết bị điện tử,...
• Hàng hóa siêu trường siêu trọng: Đây là loại hàng hóa có kích thước hoặc trọng lượng lớn, vượt quá tiêu chuẩn cho phép của phương tiện vận tải thông thường.
• Hàng hóa sống: Đây là loại hàng hóa bao gồm các loài động vật, thực vật sống..
• Hàng hóa đặc biệt: Hàng hóa đặc biệt có thể là các loại hàng hóa có giá trị cao, hàng hóa nhạy cảm, hàng hóa cần bảo quản đặc biệt,...

Kiểm tra Container

Kiểm tra container là một biện pháp quan trọng để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và người vận chuyển. Kiểm tra container giúp phát hiện các hư hỏng có thể gây ra tai nạn, mất mát hàng hóa hoặc thương tích cho người vận chuyển.
Các hạng mục cần kiểm tra bên ngoài container bao gồm:

• Trạng thái tổng thể của container có bị hư hỏng, rỉ sét, biến dạng hay không?
• Các mối hàn có bị nứt, rạn hay không?
• Các đinh tán, ri-vê có bị lỏng lẻo, hư hỏng hay không?
• Các cửa, cửa sổ có bị hư hỏng, hở hay không?
• Các khóa, niêm phong có bị hư hỏng, mất cắp hay không?

Tiếp đến, nhân viên giao nhận cần kiểm tra bên trong của container. Các hạng mục cần kiểm tra bao gồm:

• Độ kín nước của container: bằng cách đóng cửa container lại và quan sát các tia sáng lọt qua các khe hở.
• Tình trạng vệ sinh của container có sạch sẽ, khô ráo hay không?
• Có vật lạ, nguy hiểm nào bên trong container hay không?

Đóng hàng vào container

Quy trình đóng hàng vào container bao gồm các bước:

• Quy trình đóng hàng vào container bao gồm các bước: Kiểm tra hàng hóa theo số lượng, kích thước, trọng lượng và điều kiện đóng gói.
• Cách sắp xếp đóng hàng vào container theo các nguyên tắc sau:
  • Hàng hóa nặng, cồng kềnh được đặt ở dưới cùng.
  • Hàng hóa nhẹ, dễ vỡ được đặt ở trên cùng.
  • Hàng hóa có tính chất tương tự được đặt cạnh nhau.
  • Hàng hóa cần được cố định để tránh bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
• Chèn lót bằng giấy, vải, mút, xốp,... để tránh hàng hóa bị xê dịch.
• Kiểm tra lại hàng hóa một lần nữa sau khi đóng hàng vào container.
• Lập chứng từ đóng hàng để ghi lại các thông tin về container, hàng hóa, người đóng hàng.

Một số lưu ý khi đóng hàng vào container

Khi đóng gói hàng hóa vào container, người giám sát cần quan tâm đến một số lưu ý sau:

• Hàng hóa cần được đóng gói đúng cách để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
• Hàng hóa cần được sắp xếp hợp lý trong container để đảm bảo an toàn và tiết kiệm không gian.
• Trọng lượng hàng hóa không được vượt quá trọng tải cho phép và cần được phân bổ đều khắp container để đảm bảo container không bị nghiêng, lật.
• Hàng hóa cần được chằng buộc chắc chắn bằng dây chằng, đai siết, pallet,... để tránh bị xê dịch, đổ ngã trong quá trình vận chuyển. 
• Cần kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa và container trước khi đóng hàng để đảm bảo hàng hóa và container đáp ứng các yêu cầu an toàn.

Ngoài ra cũng cần lưu ý riêng cho từng loại hàng hóa nhất định, chẳng hạn như:

• Hàng hóa lỏng: Hàng hóa lỏng cần được đóng trong thùng chứa chắc chắn, có nắp đậy kín. Thùng chứa cần được đặt trên pallet và cố định chắc chắn.
• Hàng hóa dễ vỡ: Hàng hóa dễ vỡ cần được bọc lót cẩn thận bằng giấy, mút xốp và phải được xếp ở vị trí cố định trong container, tránh bị va đập.
• Hàng hóa có tính ăn mòn: Hàng hóa có tính ăn mòn cần được cách ly với các loại hàng hóa khác và được đóng gói trong thùng chứa được làm bằng vật liệu không bị ăn mòn.
• Hàng hóa có mùi hôi: Hàng hóa có mùi hôi cần được đóng gói kín và dán nhãn cảnh báo.
• Hàng hóa nguy hiểm: Hàng hóa nguy hiểm cần được đóng gói và vận chuyển theo quy định của pháp luật.

Hưng Phát Container - Địa chỉ cho thuê container chất lượng, giá rẻ

Hưng Phát Container là một công ty chuyên cung cấp các dịch vụ mua bán, cho thuê container uy tín hàng đầu hiện nay. Các container của chúng tôi đều đạt tiêu chuẩn ISO quốc tế về chất lượng. Bên cạnh đó là đội ngũ nhân viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm luôn kiểm tra và bảo dưỡng container định kỳ, đảm bảo chất lượng và an toàn cho khách hàng.
Hưng Phát Container cũng cung cấp đa dạng các loại container như container khô, container lạnh, container văn phòng, nhà ở container với nhiều kích thước khác nhau và giá cả cạnh tranh trên thị trường. 
Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu mua bán, thuê container, hãy liên hệ với chúng tôi theo số hotline 0946.905.799 để được tư vấn và báo giá tốt nhất.